Procédure pour les situations (potentiellement) conflictuelles

Au sein de notre groupe, nous exerçons à la fois les fonctions de médiateur et de mandataire. Nos opérations commerciales sont structurées de telle manière que les processus commerciaux de nos activités de courtage et de proxy sont séparés les uns des autres. Nos activités de courtage et de proxy sont organisées en différentes entités juridiques, avec des comptes annuels séparés.

Bien que les processus commerciaux et les responsabilités soient clairement séparés, il n'existe pas de séparation claire des tâches entre nos activités de courtage et de proxy, ce qui nuirait à l'avantage d'efficacité que nous recherchons. Les processus commerciaux et les responsabilités sont décrits dans notre Portail de connaissances.

Malgré les mesures que nous avons prises, une situation conflictuelle peut survenir entre notre position de mandataire et notre position d'intermédiaire. Nous avons formulé la politique suivante à cet effet :

• Le directeur général est responsable en dernier ressort de la politique de proxy ;
• Si les procédures, instructions de travail et autres éléments mentionnés dans nos documents électroniques du Portail de connaissances ne précisent pas comment une situation particulière doit être gérée (en ce qui concerne le procurations accordées), le directeur général est décisionnaire ;
• Les décisions de s'écarter des procédures énoncées dans le Portail de connaissances, les instructions et autres documents sont prises :
  - Dans le cadre des procurations accordées après autorisation (écrite) du directeur général ;
  - Contrairement aux pouvoirs des procurations accordées avec autorisation (écrite) du directeur général et du directeur.
• La décision ou le consentement du directeur général et, le cas échéant, le consentement du mandant sont enregistrés et archivés.